پنج نکته کلیدی برای برگزاری جلسات موفق
اولین چیزی که باعث می شود افراد یک مجموعه با هم ارتباط بیشتری داشته باشند و اطلاعات یکدیگر را تکثیر کنند ، برگزاری جلسات آموزشی است. متاسفانه در بسیاری از مجموعه ها جلسات بسیار ضعیف برگزار می شود و به جای اینکه به افزایش کارایی مجموعه منجر شود ، باعث می شود اعضای مجموعه ناکار آمد تر و ناموثر تر شوند. یک راهبر موفق باید مهارتهای لازم برای برگزاری و اداره موثر جلسات را بیاموزد و این مهارتها را به اعضای مجموعه خود انتقال دهد. برگزاری یک جلسه موفق به نکات بسیار زیادی بستگی دارد که پنج نکته کلیدی آن را برای شما بازگو می کنیم ؛
1- قبل از برگزاری جلسه آماده باشید :
شما باید قبل از برگزاری جلسه کمی وقت صرف آماده سازی خود کنید و در نتیجه کارایی جلسه را بالا ببرید. قبل از هر چیز باید موضوع جلسه را انتخاب کنید و با مطالعه جزوات آموزشی ، کتابها و وبلاگها اطلاعات خود را بالا ببرید. ضمن اینکه از تجربیات لیدر خود هم در این زمینه می توانید استفاده کنید، بنابراین قبل از هر جلسه از او بخواهید تا اطلاعات جدیدی در مورد شرکت در اختیار شما قرار دهد. بهتر است به جای اینکه وقت جلسه را به فهماندن دلیل جلسه اختصاص دهید ، آن را به نتیجه گیری از جلسه اختصاص دهید.
2- سر موقع شروع کنید و سر موقع هم تمام کنید(یا حتی زودتر):
با توجه به قدرت همانند سازی در نتورک مارکتینگ ، سعی کنید جلسات را سر موقع شروع کنید و سر موقع هم تمام کنید. متاسفانه بسیاری از لیدرها جلسات را با تاخیر شروع می کنند و از آن طرف هم زمان تعیین شده برای جلسات را نادیده می گیرند. شما باید به وقت افراد احترام بگذارید و کاری نکنید که آنها مدام به ساعت خود نگاه کنند!
3- تمرکز بر موضوع اصلی را حفظ کنید:
اجازه ندهید جلسه به طور کامل از موضوع اصلی خارج شود. شاید خیلی ها ترجیح بدهند در آن جلسه هر کاری بکنند جز صحبت درباره موضوع اصلی. اما شما باید روی موضوع اصلی تمرکز داشته باشید. متاسفانه بسیاری از لیدرها پراکنده گو هستند و خیلی زود از بحث اصلی خارج می شوند و بیشتر ترجیح می دهند خاطرات شخصیشان را تعریف کنند! تمرکز روی موضوع اصلی باعث می شود جلسه ثمر بخش باشد و وقت افراد بیهوده هدر نرود.
4- افراد را مجبور کنید تا در بحث ها شرکت کنند:
اگر در جلسات فقط یک یا دو نفر حرف بزنند ، آن جلسه بسیار خسته کننده خواهد شد. متاسفانه بسیاری از لیدرها فکر می کنند همه چیز را می دانند و اجازه نمی دهند دیگران در بحث ها شرکت کنند. ای کاش آنها می دانستند که با این کار باعث تحقیر و سرکوبی نظرات و مشارکت های دیگران می شوند. شما باید اجازه بدهید همه افراد وارد بحث شوند و حتی در بعضی مواقع خودتان آنها را وارد بحث کنید تا اعتماد به نفس آنها بیشتر شود.
5- بازخورد جلسه را دریافت کنید:
این کار می تواند روش خوبی برای تعیین میزان تاثیرگذاری و ثمربخشی جلسه باشد. شما با این کار هم می توانید از کارهای مثبتی که انجام داده اید باخبر شوید و هم اینکه متوجه ایرادهای خود در برگزاری و اداره جلسه شوید. بنابر این از حاضران بخواهید نظر و برداشت خود را در مورد جلسه ، به صورت شفاهی یا کتبی بگویند.